Insight for Business

원가 절감을 주문받을 때 많은 조직이 곧바로 단가 인하 협상에 뛰어든다. 그러나 현장에서 확인한 사실은 명확하다. 구매프로세스개선 없이는 어떤 협상 전략도 오래가지 못한다. 데이터·표준·시스템·관계의 네 축이 균형을 이룰 때 비로소 구조적 비용 절감이 가능하다.

1. Spend Visibility — 데이터가 보이면 답이 보인다

첫 단계는 무엇을, 누구에게, 얼마나 사는지 파악하는 일이다. 회계시스템에 숫자가 쌓여 있어도 항목별 분석이 불가능하다면 정보는 ‘잠자는 자산’일 뿐이다.

• 상위 20 % 품목의 연간 지출액 확인
• 공급사별 거래 집중도와 단가 편차 분석
• 단건 구매·긴급 발주 같은 반복적 비효율 파악
• 사용 부서 수요와 실제 구매 간 갭 측정

Spend Visibility를 확보하면 구매프로세스개선 로드맵이 자연스럽게 드러난다.

2. 프로세스가 사람보다 강하다

담당자별로 방식이 달라지면 협상력 또한 분산된다. 품의→계약→발주→납품→검수→정산 전 과정을 구매프로세스개선 관점에서 표준화해야 한다.

• 비정형 구매(긴급·R&D·시운전) 경로 분리
• 가격·납기·품질의 우선순위 명문화
• 코스트 승인 체계를 단계별로 자동화

표준이 있어야 인수인계 리스크가 줄고, 시스템화가 가능해진다.

3. 공급사 관리 — 단가가 아닌 구조로 협상한다

가격은 ‘결과’이지 ‘출발점’이 아니다. 상위 공급사를 파트너로 대접할 구조를 갖춰야 지속 가능한 Cost Down이 가능하다.

• 납기·품질·대응을 포함한 정기 평가표 운영
• 분기별 성과 리뷰로 개선 과제 공동 발굴
• 공동 원가절감(Co-Development) 프로젝트 추진

Win-Win 구조가 만들어지면 구매프로세스개선 효과가 지표로 확인된다.

4. 시스템 연계 — ERP·SCM·RPA의 빈틈을 메워라

많은 기업이 시스템을 보유하지만 프로세스는 여전히 메일·엑셀에 의존한다.

• 발주 요청-승인 전 과정을 워크플로로 자동화
• 반복 품목은 계약 연동 정기발주 기능 활용
• 검수-정산 구간의 중복 입력 제거

수기 업무가 사라지면 구매프로세스개선 속도가 배 이상 빨라진다.

5. KPI — 숫자로 증명하고, 숫자로 보상한다

변화를 지속하려면 다음 다섯 가지 KPI를 월 단위로 리뷰해야 한다.

KPI가 잡히는 순간 조직은 단가 중심에서 구매프로세스개선 중심으로 전환된다.

체크리스트 — 당장 점검할 다섯 가지

1. 품목-공급사-금액별 Spend Map이 업데이트되고 있는가?
2. SOP가 문서화되어 있고 예외 경로도 정의됐는가?
3. 공급사 평가는 데이터 기반이며 결과가 공유되는가?
4. 발주→검수 흐름이 시스템에서 끊김 없이 이어지는가?
5. KPI 리뷰 회의가 정례화되어 보상과 연동되는가?

단가 협상은 단기 성과를 만든다. 구매프로세스개선 은 구조적 경쟁력을 만든다. 프로세스를 설계하지 않은 채 가격만 두드리면 언젠가 반등한다. 결국, 구매 혁신은 ‘협상의 기술’이 아니라 ‘구조의 과학’이다.